强化学籍档案管理工作的思考

学籍档案是每个学生在校学习期间的真实记录，它反映了每个学生在校期间德智体美方面的综合表现。学籍档案管理是中小学教育教学管理工作的重要组成部分。强化学籍档案管理，对学校规范管理体制、深化教学改革、提高教育质量和管理水平、增进办学效益有着十分重要的现实意义。特别是随着信息化网络技术水平的逐步完善，如何强化学校学籍档案管理工作日益成为人们研究和关注的一个问题。

一、学籍档案管理中存在的问题

档案意识淡薄，档案利用率低。学籍档案是学生入校以来最原始的资料和凭证，所以它的真实性和准确性是很重要的。如果在学籍档案管理工作中，有些档案管理人员档案意识淡薄、缺乏责任心，容易出现学籍材料的错报、漏报或瞒报现象，或者未按要求及时归档、未及时补充完整档案，甚至归错档……这些都会严重影响和阻碍学籍档案管理工作的进程，致使学籍档案的功能不能完全发挥。

档案管理制度不健全。学籍档案产生于学校内部机构，是学校各处室在教育教学和科研等活动过程中既相互独立，又相互联系和制约而逐步形成的，因此从收集、归档到利用，都必须有严格的管理制度和相应的执行、监管力度。否则，就容易出现学籍档案的原始数据随意丢失或损坏；在学籍材料填报过程中出现缺漏现象或者未按要求正确填写、随意改动、随意填写；由于各处室的工作衔接和协作力度不够，致使有些该归档的学籍材料不能及时归档等。这些都严重影响了学籍档案的准确性、真实性和连贯性。

档案管理硬件投入不足。许多学校对学籍档案管理工作的硬件投入不重视，没有专门的档案室和计算机设备。即便有档案室，库房硬件设备也跟不上形势，“八防”设备不配套等，造成档案材料发霉变质，甚至出现档案缺损、不完整等现象。随着学籍档案信息网络检索自动化的不断深入，如果学校只是将归档材料进行简单的收集和保存，并没有将其以电子化的形式保存和系统地编排、整合，会严重影响学籍档案的信息化进程。

二、提高学籍档案管理的效率

强化档案意识。学校主管领导及学籍档案管理人员都必须从思想上认识学籍档案管理工作的重要性。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划和管理制度，增强学校各职能部门收集、整理、保管和利用学籍档案的意识，从而在学校形成良好的档案意识氛围，这样各处室之间就能及时沟通工作，使学籍档案能准确、及时地归档，最大限度地保持学籍档案的完整性，顺利进行档案管理工作。

建立健全学籍档案管理制度。学校学籍档案管理必须制定科学、完善、配套的管理规章制度，消除各自为政、各行其是的弊端。同时，学校领导要树立整体观念，用统一的岗位职责、统一的标准行为去规范学校的各项管理工作，使学籍档案工作规章制度与其他制度一样真正得到贯彻落实。

实现档案管理信息化。随着计算机技术的发展和网络社会化的实现，学籍档案管理正从传统的纸质手工管理向现代化管理迈进。因此，学籍档案管理只有和信息管理系统、资源管理系统等结合起来，才能和现代信息社会的发展相适应。这就要求学校积极推进学籍档案管理的信息化进程，以实用、快捷和高效为目标，利用信息技术手段对各种档案信息进行集成管理，实现档案信息资源的存储数字化、管理自动化、利用网络化，构建数字化、网络化的档案信息资源服务体系，确保档案信息的快速传递和有效共享，从而提高学籍档案管理工作的时效性和档案资源开发利用的水平。

主动开发、利用学籍档案。开发和利用学籍档案的信息资源，并使之服务于社会和参与各种教育教学活动，是学籍档案管理工作的最终目的和职责。所以，我们不能只满足于整理、保存学籍档案，要积极开展研究，从大量的学籍档案信息中提炼出带有规律性的、结论性的数据和资料，为学校的教学和管理体制改革服务、为领导决策服务。比如，通过对不同学科考试成绩公布情况的统计，可以发现不同专业课程教学管理体制中存在的问题，并有针对性地采取措施；通过对受处分学生档案的研究，可总结学生思想教育中应该注意的问题等。对学校档案的研究开发利用，可以使档案工作中静态的分散信息变为动态的集中信息，使之与学校的改革与发展同步前进。

（责 编 流 水）

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