新形势下高职院校办公室行政管理工作探析

摘要：高职院校办公室作为一个综合的行政管理部门，对应于不同的工作职责，它具有以下四大职能：参谋咨询职能、沟通协调职能、服务管理职能、协查督办职能。教育深化改革对办公室行政管理工作提出了更高的要求，本文阐述了改善行政管理工作成效的五大措施。

关键词：新形势；办公室；行政管理

中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2016）48-0012-02

高职院校办公室是高职院校行政管理的基层部门，同时也是核心部门，担负着协助参谋、沟通协调、督查协办、调研分析、处理学院日常事务等职责。当前，随着高等教育事业的迅猛发展和教育改革的深入展开，高职院校办公室行政管理工作也面临着诸多挑战与机遇，可以说挑战与机遇并存。如何在新形势下乘风破浪，提升工作水平、创新管理机制是目前需要研究的首要问题。

一、高职院校办公室行政管理工作内涵

行政管理是运用国家权力对社会事务的一种管理活动。现代行政管理多应用系统工程思想和方法，以减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费，提高行政管理的效能和效率。高职院校与企业是完全不同的主体，高职院校的办公室行政管理工作是为了学校的办学目的服务的，在这一指导思想下，行政工作应该围绕提高服务质量进行。特别是新形势下，教育改革对管理工作提出了新的要求，而努力提升是唯一途径，以此为学校的发展夯实基础。

二、新形势下高职院校办公室行政管理工作的职能

高职院校办公室是一个特殊的行政机构，它是学校的中枢部门，起着承上启下，连接左右的作用。对上要做领导的参谋助手，对下要传达重要精神，对左要督办协查，对右要沟通协调，这些工作赋予了它相应的职能。在新形势下，这些职能又会较以往有所转变，笔者将结合多年实际工作中得到的体会进行阐述。

1.参谋咨询职能。当前，高职院校的决策依据已不再是依靠经验获得，而更多的是通过民主讨论，科学分析得来。在这个过程中，办公室会有很多机会参与其中，办公室人员不再只是被动接受领导交办的任务，更需要转变观念，主动关心学院的重大事项，积极思考，提出新思路，想出新办法，为领导的决策提供参考。首先要注意材料以及信息的收集，这些离不开实际调查，有调查才有发言权，因此办公室人员要主动与学院其他部门沟通，要多向兄弟院校学习交流，这些都要在平时工作中积累。办公室人员要对收集的资料和信息进行分析加工，将其中最能反映事物本质的资料整理成案，提供给领导；其次是协助领导决策。公室人员要及时精准的把握上级部门传达的核心思想，时刻关注现阶段学院工作重心的进程，结合国家方针政策与学院的当前状况，提出切实可行的对策和思路。

2.沟通协调职能。高职院校办公室，作为连接校内外的纽带，其基本职能就是沟通与协调，即学校与上级主管部门、各兄弟院校、有关合作单位的关系，学校内部各部门上下左右的关系，为学院的发展营造一个良好的氛围。首先要做到步调一致，在商讨的过程中，对决策有不同意见的同志进行解释，交换意见，有效说服；其次要能化解矛盾，如对对错分明的问题，不能和稀泥，要旗帜鲜明的表明立场；部门利益与整体利益相冲突的问题，有时需要对部门利益给予一定照顾；部门与部门利益相冲突的问题，要对涉事双方进行劝解，要有大局意识，相互让步。再次是需要安排得当，每项工作在实施过程中能否运作顺利，在很大程度上取决于安排是否合理得当。

3.服务管理职能。对于高职院校办公室来说，管理与服务是不可分割的。首先是为领导服务，做好参谋助手，协助领导安、处理相关事务，认真完成领导交办的其他任务；其次是为各部门以及所有教师服务，高职院校办公室承担着文件管理、档案管理、印章管理、传真收发、会议室安排等任务，所有这些都是具有服务性质的工作，在工作中，每个办公室人员都应该树立服务意识，尽最大的努力让服务对象满意。再次是为学生服务，高职院校办公室作为学校的行政管理部门，最要不得的就是“衙门作风”，也就是说在面对学生诉求时，不能“摆架子，甩脸子”，从某种意义上讲，办公室人员的态度将直接影响学生对学院行政管理部门以及教师的印象，这就要求办公室人员在服务中应做到一视同仁，热情周到。

4.协查督办职能。高职院校办公室作为基层管理部门，在实际工作中行使着协查督办的职责。首先要对各部门以及相关人员在现阶段所负责的工作了如指掌，同时要立足于学校全局利益，随时了解各项工作任务的进展，并且要关注完成质量；其次如果发现执行部门或有关人员在无充分理由的情况下无故拖延工作，办公室要做出适时提醒并督促实施，同时要如实的向学院领导汇报，以便于领导根据实际情况做出其他调整。

三、新形势下高职院校办公室行政管理工作的改进措施

1.关注并重视办公室工作。高等教育的发展使得高职院校办公室的工作变得越发重要。作为领导层，尤其要重视办公室工作，要认识到办公室行政管理工作对于整个学校发展的重大意义，要优先建设和发展办公室。办公室因为其综合性和全面性等特性，在实际工作中可委以重任，让办公室人员得到更多的锻炼。高职院校办公室行政人员地位低、待遇低、表彰少、评职称难，这些从某种程度上都会影响办公室人员的工作积极性，进而影响办公室行政管理工作的成效。因此要建立健全的考核制度，将考核结果与干部任用选拔、工资待遇以及职称评聘挂钩，从而激发办公室人员的工作积极性。

2.建立完善的规章制度。高职院校办公室的工作繁杂、头绪多且面广，还常常会面对很多突发性和临时性的任务。完善的规章制度可以帮助办公室人员做到忙而不乱，井井有条。结合OA系统，办公室行政管理工作的流程建设是势在必行的，印章使用、档案查询、文件运转、会议室安排、车辆管理等，一旦制定出完备的工作须知以及办事流程，发文至全院范围，都将大大提高办公室行政管理工作的效率以及效用，真正做到有章可循。同时也要注意在实际的使用过程中，听取各方面的意见和建议，根据实际状况进行调整、改善。

3.明确办公室职责。在讨论高职院校办公室职能时，都知道办公室具有参谋助手的作用，而在实际工作中，大部分办公室工作都是被动的，遇到问题时，更多的是选择缄口不言或者附和领导意愿。在服务过程中，关注细节，抓小放大，督办不力是一直存在的问题。办公室作为同等行政级别的部门，在进行沟通时常常会有无力感。因此办公室行政管理工作要想高效完成，必须要明确职责。职责明确，办公室人员才能放心大胆的干，工作热情高涨，精神面貌焕然一新，业务能力得以提升，这些对于学校各部门的行政管理工作都具有指导意义，对学校的全面发展有着不可低估的作用。

4.规范办公室内部机构设置以及分工。大部分高职院校都是由以前的中专校升格而来的，很多都是根据传统沿用以往的机构设置。通常是党委办公室和院长办公室合署办公，甚至有的还会包括外事办。在复杂多样的机构设置下，办公室人员常常身兼数职，特别是遇到临时任务，往往会一边负责文件运转以及督办工作，一边还要负责会务接待；一边做着会议记录，一边还要做会场服务。多重身份、职责不明晰就会造成工作混乱的局面，出现问题时相互推诿，因此要求办公室要层次化管理、岗位设置规范化、分工明确化。例如有的学校在办公室下面设行政科、综合科、秘书科，在科室下面又会设置具体岗位，做到人与责相对应。这样才能做到权责明晰，杜绝推诿，有效提升办公室行政管理工作的效用。

5.加强对办公室人员的培训。高职院校办公室作为一个学校的职能部门，不仅是从事行政管理工作，还是学校的形象和窗口部门，即首先是教师，然后才是行政管理人员。办公室人员的素质直接反映出一个学校行政管理水平以及办学水平的高低。校领导要对办公室人员参加培训学习给予肯定和支持，拓宽眼界，提升能力，强化素质，才能更好为学校的发展提供服务。

四、结语

高职院校在从中专校升格以后，经历了全速发展时期，在这个过程中，高职院校的办公室行政管理工作摸索出了一些经验，但是还远远不够。新形势下，如何更好的为实现学校的办学目标服务、如何促进学校的全面发展等问题的思索，对办公室行政管理工作提出了新的要求。只有关注并重视办公室工作、建立完善的规章制度、明确办公室职责、规范办公室内部机构设置以及分工、加强对办公室人员的培训，才能真正建立起一支“能战斗、会战斗”的办公室行政管理队伍。

参考文献：

[1]杨飞.高校办公室行政管理工作思考[J].办公室业务，2013，（21）.

[2]孙娜.浅谈高校办公室工作的职责与效率[J].办公室业务，2015，（20）.

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[4]解靖.高校办公室行政管理分析[J].东方企业文化，2015，（24）.

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