行政事业单位加强文书档案管理工作的探讨

摘 要：现行档案管理制度下，我国行政事业单位文书档案管理在管理结构设计和具体实施上具有一定的特色。行政事业单位工作人员在日常生产生活工作中留下了一系列不同类型且纷繁复杂的信息资源，新的历史起点下，对这些文书档案进行利用和管理事关行政事业单位各项工作的高效运转，事关行政事业单位的稳定程度。只有提升文书档案管理利用率，才能彰显其在行政事业单位中的存在价值，更好地做到为社会服务和为人民服务。本文立足于信息化管理理念和管理方式，在遵循我国法律法规框架下，提出变革性措施。

关键词：文书档案 事业单位 信息化 管理体制

一、行政事业单位档案管理概述

传统的管理理念将档案管理作为辅助行政事业单位发展的产品，其被动性发展特征较强，很多文书档案常年被放置后无人打理和翻阅。现代的管理理念则提升了对文书档案的关注程度，将其作为行政事业单位发展的真实缩影和无形资源，通过高效的手段来挖掘其价值，进而提升行政事业单位的核心竞争力。在新的历史起点下，信息交汇融合程度加深，信息的检索难度较之以往更为困难，传统的管理理念以及管理体制已经不能胜任，有必要利用相应的信息技术，借助这一技术优势来为行政事业单位的运作和发展提供助益。

行政事业单位档案主要指事业单位在运作和发展过程中形成的，对事业单位有保存价值和利用价值的各种形式的文书资料，其除了具有档案管理工作的共性，亦有其特性所在。首先，行政事业单位档案管理具有很强的自主性，与档案馆不同的是，行政事业单位是由内部的工作部门对档案进行管理，其并不受到除本单位之外的行政命令的干涉。同时，行政事业单位能够根据自身的工作实际，选择与自身相容的档案管理模式。其次，行政事业单位档案管理具有精简性。与档案馆不同的是，行政事业单位档案部门只对本单位内部形成的信息资源进行管理，这就促使行政事业单位在人员选择以及岗位设置上更加注重精简性和效益性，尽可能减少支出来配置最优的资源。最后，行政事业单位档案管理具有多元性。一方面，信息化的高速发展使档案载体愈加的丰富，信息资源能够在被信息化处理后，安全性得以提升，档案管理所需要的场地也得以减少。另一方面，行政事业单位管理主体的多元性。不仅有工作档案，还有技术档案，科研档案以及人事档案，档案主体更为多元化。

二、行政事业单位档案管理的短板

（一）信息化建设技术落后。信息化技术的支撑是行政事业单位在现阶段进行档案管理必不可少的要素，尤其是信息化管理技术的运用，对行政事业单位的技术设备提出了更高的要求。信息化技术不能进行狭隘的理解，不能仅仅依赖几台电脑来对信息资源进行管理，其需要借助高速扫描仪等信息化工具来加以实现。同时，档案管理信息化与档案信息安全是不可分割的有机整体，现有的互联网环境中，木马以及黑客病毒会严重威胁到行政事业单位的档案安全，尤其是涉密档案的安全。这就需要行政事业单位购置相应的防火墙和密钥技术，来巩固档案安全体系。

（二）对档案管理缺乏重视。行政事业单位要转变档案管理方式，必须依靠于领导管理理念的转变。单位在软硬件设备的需求上如果不能得到满足，管领导不能给予足够重视，那么档案现代化管理就无异于痴人说梦。同时，档案现代化管理对人才的依赖性较强，这也离不开领导的重视。现阶段，很多行政事业单位的领导虽然意识到了档案管理的重要性，但是在受到传统管理理念影响之下，仍然没有给予这方面足够的支持。实践中很多行政事业单位甚至连最基本的计算机都没有配置，仍然采用手工档案管理模式，在工作安排上甚至采取“兼职式”的工作模式，没有聘用专业的档案管理人才进行管理。这些因素都会严重阻碍档案现代化管理的进程，损害单位工作人员的积极性，最终不利于档案管理整体建设。

三、加强档案管理的路径

（一）加强信息化建设。一方面，在软硬件采购以及更换层面，事业单位要继续给予并加大支持，使资金投入能够跟上信息化发展步伐，将各项软硬件设施安排到位。同时，档案管理工作人员要做好节流工作，认真对现有的软硬件设施进行摸底排查，对于仍能继续使用的设备继续使用，对于需要更换和更新的设备则做好统计，将所需资金以及设备型号报给有关采购部门。另一方面，在人才队伍建设层面，要从可持续发展的角度思考问题，做好培训工作，优化工作人员知识结构，使其互联网技术以及计算机技术有稳步提升。同时，在人才引进以及人才招聘上，要合理设置招聘条件，从本单位实际情形出发招聘更具有复合型能力的档案管理人才。

（二）转变单位领导思想观念。信息化时代的到来，使我们不得不重新审视科学技术对于行政事业单位档案管理工作的影响。信息化管理的实现离不开单位领导思想观念的转变，和思路的创新。只有单位领导思想观念发生转变了，在人力、物力和财力统筹安排上才能更具有科学性和高效性，才能保证单位档案事业与时俱进。对于档案管理工作人员而言，应当做好本职工作的同时提出有建设性的档案管理意见，使档案管理工作能够突出成效，让领导认识到档案管理的重要性。同时，档案管理工作人员要对现有单位现状进行分析，集思广益，针对具体突出矛盾找出具体解决对策。总而言之，只有让领导看到档案管理工作成效，才能更好转变领导思想观念。

四、结语

总而言之，在现有科技发达程度以及新工作要求下，行政事业单位档案工作人员始终要用先进的思想创新出一套符合本单位实际的档案管理方式，使档案管理与其他各项工作接轨。要保证这一系统性工程又好又快地发展，不仅需要在管理體制上进行宏观布局和统筹规划，也需要在工作细节上进行微观调控。无论社会怎样变迁、科学技术如何发展，各个行政事业单位的档案管理总会出现些许矛盾，这些暴露出来的矛盾则需要工作人员有效解决，优化档案管理目标，进而使单位档案事业日趋完善。同时，解决现有工作实践中出现的问题不是单靠某个单位或者某个个人就能完成的，其需要整个社会共同发力，形成一套完整系统的社会体系，才能保障档案建设的稳步推进。

参考文献：

[1] 李静丹.新形势下加强事业单位文书档案管理工作的思考[J].办公室业务，2017（06）：123+107.

[2] 刘国萍.新时期加强事业单位文书档案管理的思考[J].才智，2017（22）：249.

[3] 宋鑫.浅谈加强机关事业单位文书档案管理的途径[J].黑龙江档案，2014（03）：166.

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