浅谈企事业档案信息化建设的基本内容与方法

【摘要】随着科学技术的发展，计算机技术的不断进步，使企事业的档案管理效益得到了有效的提升。现如今，企事业单位都越来越重视档案的信息化建设与管理。本文主要围绕企事业档案信息化建设，就其建设的基本内容与主要方法进行简要的分析。

【关键词】企事业；档案信息化建设；基本内容；具体方法

随着网络信息时代的来临，信息化建设被广大企事业单位所重视，特别是在档案的管理过程中更是如此。档案信息化建设能够使企业对自身的信息资源进行科学的管理，能够与其他企业进行信息资源的共享，进而达到共赢的效果。下文就围绕档案信息化建设的基本内容與方法进行探究。

一、企事业档案信息化建设的相关概述

（一）建设的主要意义。在企事业单位的经营过程中，档案的管理是其中一项重要的工作，实现档案的信息化建设，也就是要充分利用互联网的技术支持，使档案的管理效益得到进一步的提升。通过信息化建设，能够突破档案资源利用的局限性，通过合理整合档案管理信息，能够实现网络共享与交流。其次，实现信息化建设，能够确保档案的信息更加详尽、更加全面，可以为企业的管理决策提供有效的信息支持。最后，实现信息化建设，能够确保档案信息资源的长久保存，可以弥补纸质档案的储存寿命问题。

（二）信息化建设存在的主要问题。1.纸质化管理。随着网络信息时代的来临，计算机技术的不断发展，极大地改变了人们的工作方式与生活方式。然而在企事业档案信息化建设过程中，许多单位依旧存在着纸质化管理的现象，而未能引进先进的计算机信息建设管理系统。纸质化管理受到时间的影响较大，因为随着岁月的侵蚀，许多纸质稿都会逐渐泛黄而难以辨识字迹。此外，纸质化管理需要耗费的人力与物力以及财力都较大，会加重工作人员的负担，并且工作效率也较低，不利于企事业单位的信息化管理。2.信息化管理软件较为落后。有许多企事业单位已经逐渐认识到信息化管理软件的重要作用，所以都会购买信息化管理软件来对本单位的信息资料进行管理。但是由于计算机升级换代较快，这些管理软件却未能得到及时更新，导致在检索过程中难以找到相应的目标，这样一来就违背了购买信息化管理软件的初衷。3.未能建立底图信息库。在企事业的信息化建设过程中，底图信息库的建立极其重要，对后期的搜索以及查阅都有着重要的影响。但是许多企事业单位却没有建立底图信息库，此外，单位的工作人员的较为缺乏，一些老图纸扫描困难，导致很难对这些资料进行保存。另外，产品代号缺乏唯一性，导致在搜索时出现较大的困难，不能够及时检索出自己的目标。

二、信息化建设的基本内容

（一）档案信息的建设。1.将档案管理系统融入企业的管理系统。在档案信息化建设过程中，应该将档案的工作纳入到企业的各项工作之中，这样能够促使企业的档案信息化建设得到有效的保障。另外，通过利用计算机网络技术，可以将各部门的电脑进行互联，这有助于实现企业各部门的资源共享。2.选择一个合适的档案管理系统。由于企事业单位的经营性质与经营状况有所不同，所以档案管理系统也会存在着一定的差异，而选择一个适合本企业的档案管理系统对今后的企业信息资源管理有着重要的影响。要选择一些具有开发能力并且有着一定升级换代能力的档案管理系统，这有助于今后企业档案信息化建设的与时俱进。此外，要选择一些检索功能较为强大的管理系统，这样才能够发挥计算机的优势，为不同的用户提供不同的服务。

（二）规范档案信息化的管理。在档案信息化建设过程中，标准化以及规范化是其中的重要内容，也是评定档案工作现代化水平的一个重要标志。因此，企事业单位就需要根据国家所推荐的管理标准，再根据自身的发展需求，来制定一套适合本企业的内部管理标准，并且在企业的经营过程中予以不断地完善。这对于加强企事业单位的档案信息化管理的质量有着重要的影响。此外，档案目录数据库一方面要便于企业职工的实际操作，另一方面还要符合国家的相应标准。所以就需要企事业单位对档案的内容与格式等作出统一的规定。与此同时，对于数据库的管理软件以及文档的格式等，都需要进行规范与统一。

（三）对信息化档案进行安全防范。信息化档案管理给用户带来了极大的便利，但是也使企业的信息面临着一定的安全威胁。因为信息化建设是基于互联网这一条件下执行的，而互联网经常会受到一些安全威胁。档案信息有着保密性的特征，有一些档案是可以供网民随意查询的，但是有些档案却不宜公开，因为会涉及一些企事业单位的信息资料。所以信息化建设虽然给广大用户带来了极大的便利，但是也威胁了档案信息的安全。故此，需要企事业单位采取一定的防范措施，来对企业的档案信息进行保护。

（四）建立相应的规章制度。企事业单位要建立完善的档案管理规章制度，要对档案信息的安全进行保证。要对档案管理人员进行培训，使他们能够应对外来的安全威胁，此外，要提高他们的思想道德认识，要强化保密纪律教育，使档案管理人员能够站在公司的立场上，不做出泄露公司信息资料的事情。

三、信息化建设的主要方法

（一）完善管理系统。在档案信息化建设过程中，为了使档案管理得到具体的落实，那么就需要对档案的管理系统进行完善，充分利用计算技术，来立卷归档，再通过数据库网络压缩扫描技术，将企事业单位的纸质档案进行扫描，通过电子文档的形式来进行储存，这对于推进文档一体化的管理目标的实现有着重要的作用。

（二）建立数字化标准。在企事业单位的档案管理过程中，要建立信息化建设的数字化标准，通过统一的数据格式保存，数据输出标准等，实现档案信息的自主查询与检索，这对于企事业单位实现资源的共享有着重要的作用。

（三）加强对技术人才的培养。在档案信息化建设过程中，需要企业单位的工作人员一方面具有较强的互联网计算机技术，另一方面还需要具有较强档案管理理论知识，这两方面的才能缺一不可。如果档案管理工作人员的技术素质没有达到要求，那么就会使企业的档案信息得不到有效的管理，甚至会有泄露企业信息资料的可能性。故此，需要企业引进这方面的人才，并对他们进行相应的培训，使他们能够适应这项工作。

（四）建立底图信息库。在信息化建设过程中，企事业单位要建立底图信息库，为后期的信息检索做好铺垫。要对产品的代号进行严格的规定，要确保产品代号的唯一性。这样才能够在检索过程中准确地检索到自己所需要的产品信息。

四、结语

综上，在企事业的运行过程中，进行档案信息化建设对其经营与发展有着重要的作用，因此就需要企事业单位构建完善的档案信息化管理系统，通过建立档案信息化管理标准，使企业的信息资料存储能够有序进行。此外，要加强对档案信息化管理人才培养，以推动企业档案信息化建设工作的有效开展。

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