卫生监督机构档案管理工作的问题与对策探讨

[关键词]档案管理；对策 ；探讨

[中图分类号]R19[文献标识码]C [文章编号]1673-7210（2007）07（a）-163-02

面对日益深化的公共卫生体制改革，卫生监督机构档案管理工作进入了新的发展时期，遇到了前所未有的机遇和挑战。如何应对新的机遇和挑战，如何适应社会主义市场经济体制，转变档案管理模式，加强档案规范化、标准化、制度化管理，如何更好地发挥档案功能，服务于社会，服务于群众，是各级卫生监督机构共同研究和解决的重点和难点问题，是推动档案事业持续、健康发展的重要内容。本文结合工作实践，现就卫生监督机构档案管理工作存在的问题与对策作些探讨。

1 存在问题

1.1 档案管理意识淡薄，档案利用效率低

近几年，各级卫生监督机构虽然通过《档案法》的宣传贯彻，建立健全了三级档案管理网络，但是目前有关人员特别是有些领导干部对档案管理意识比较淡薄，认为档案工作可有可无，仍然存在着“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”的思想，没有从根本上认识到档案工作在卫生监督执法中的重要性和必要性，致使有关人员为图方便，随意将档案材料存放在自己办公室的抽屉里，导致档案材料的丢失或损坏。另外，由于有关领导对档案重视程度不够，工作标准贯彻落实不到位，以及档案信息资源开发不足，造成档案利用效率低下，从而影响了档案工作的开展，影响了档案的规范和质量提高。

1.2 档案管理专业队伍不稳定，知识更新不够，人员整体素质低

档案管理队伍和业务素质直接影响档案的管理水平。目前我市各级卫生监督机构档案管理人员配备随意性大，均没有专职档案管理人员，基本都是由办公室文秘兼职，因此在人才培养中，只重视专业技术人员素质的提高和继续医学教育，对兼职档案管理人员的素质的提高还没有纳入计划，缺乏系统的档案专业知识培训，缺乏创新和活力，因而导致兼职档案管理人员的管理水平停留在经验上，难以胜任日益繁重的档案管理工作。

1.3 档案管理制度还不够健全，档案收集不全

近几年，从我市每年检查的情况看，各级卫生监督机构在制定管理制度和工作职责时，缺乏相应的档案管理制度、职责以及检查考核标准，有的虽然建立了规章制度，但是没有纳入岗位责任制，没有进行严格考核。由于管理制度不健全，档案收集归档、档案信息整理过程缓慢，对档案信息深层次加工编研不够，直接影响到档案规范化目标管理的深化。

1.4 档案收集内容界定不清，管理范围不够明确

截至目前，全市卫生监督机构档案的管理还没有形成科学统一的管理制度标准。随着时代的发展，科学技术的进步，社会信息化程度越来越高，档案的管理内涵和外延发生了很大变化，各级卫生监督机构在管理档案时，由于还没有全国统一的管理标准和模式，多数都是根据单位实际和理解进行管理，有些单位把理应纳入管理的档案还没有纳入管理范围。

1.5 档案硬软件设施投入不足，缺乏现代化管理模式

近几年，由于公共卫生体制改革，档案业务进一步拓展，造成卫生监督机构办公用房比较紧张，致使档案用房达不到国家档案室标准。另外，由于投入不足，档案管理设备陈旧，管理技术落后，各级卫生监督机构运用计算机和网络技术管理档案还没有得到全面推广，基本停留在手工收集、检索，制约了档案事业的发展。

2 对策

2.1 加强领导，强化宣传，提高意识

档案管理是卫生监督机构依法行政的重要内容。各级卫生监督机构的领导应高度重视档案管理工作，结合实际，充实调整档案管理领导小组，加强对档案工作的领导，把档案管理列入卫生监督工作的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和工作职责，纳入年度考核目标，与卫生监督工作同部署、同组织、同考核，真正做到认识到位，组织到位，措施到位。同时，要把专（兼）职档案人员培养纳入人才培养计划，加大培训、宣传力度，通过举办专业培训班、继续教育、会议、组织有关人员外出参观学习等形式，大力宣传档案管理工作的重要性，全面提高全员档案管理意识。

2.2 加强档案管理队伍建设

事业要发展，队伍是关键。新形势下各级卫生监督机构一是要加强档案管理队伍建设，各单位应选择一至两名专职、各科室选择一名兼职的政治上可靠、作风正派、责任心强、具有奉献精神的人员从事档案管理工作，随时随地收集、整理档案材料。二是要定期组织业务知识培训，不断提高档案管理人员收集、鉴别、归档材料、整理和装订档案的技术和工作能力。三是认真落实档案管理人员待遇，有关领导应尽可能地关心和爱护档案管理人员，帮助他们解决政治、生活上遇到的问题，真正做到以事业留人、以感情留人、以适当的待遇留人。同时还要积极创造条件，为专（兼）职档案管理人员学习深造提供机会，充分调动档案人员的工作积极性。

2.3 加强制度建设，规范档案管理

建立科学的管理制度是促进档案工作规范管理的重要手段。各级卫生监督机构应结合本单位实际，依据《档案法》等法律法规，建立健全科学、完整、系统、切实可行的、符合卫生监督机构实际情况的档案管理制度，如档案收集和归档制度、档案保管和利用制度、档案材料的传递、登记制度以及责任追究制度等，其中建立健全收集制度尤为重要，可使各级卫生监督机构对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时要充实完善《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，使档案管理与卫生监督工作同步考核评价，同步发展。

2.4 建立完善档案收集内容，切实做到依法建档

卫生监督机构建立完善的档案收集内容是档案管理工作的基础，是继续进行卫生监督工作和课题研究的依据，是积累资料、总结经验、改进工作、提高效率的必要条件。各级卫生监督机构应结合实际，对卫生监督工作中形成的技术档案进行明确分类，详细确立归档范围。具体内容可包括：①依法行政材料：包括卫生监督法规、标准、技术管理规范等；②预防性卫生监督材料：包括许可审批、复验材料，新、改、扩项目审查材料等；③年度监督监测材料：包括监测记录、监督监测总结、分析报告等；④违法案件调查处理材料：包括重大事故、食物中毒等突发事件现场调查材料、实验室监测报告、案件处理材料等；⑤行政处罚材料：包括监督记录、检验报告、合议记录、听证记录、处罚决定书、结案单、送达回执等； ⑥专题调查材料：包括调查设计、调查报告、统计汇总等；⑦工作材料：包括年度及各项业务工作计划、检查记录、总结，监督监测报表等⑧其他材料：包括科研调查、产品鉴定及出具证明、广告审查登记、继续医学教育、业务培训以及认为需要存档的相关材料等等。

2.5 加快档案信息化建设步伐，提高档案现代化管理水平

加强档案现代化管理、有效发挥档案信息功能的主要内容是加强档案信息化建设，这是促进卫生监督工作持续发展的根本措施。

加大资金投入，要按照国家有关档案室建设标准和档案行业标准规范，配备完善档案室硬件和软件设施，大力引进现代化的技术装备，充分运用计算机管理，实现档案管理的自动化、现代化。

充分发挥档案信息整体功能，各级卫生监督机构应围绕实现优质服务的中心，将档案信息资源网络的规划、设计、管理和运行纳入卫生监督机构信息化技术总体规划，实行统筹安排并加以实施，着力加强档案信息的电子化和网络化建设，扩大档案信息的利用空间，提高档案信息的利用效率，丰富档案信息的利用手段。

努力探索档案管理新途径，提高档案编研水平。卫生监督过程中形成的技术档案是卫生监督机构的宝贵财富。各级卫生监督机构应从编研成果的实用价值来确定档案编研工作的主要内容，要把“立足室藏”和“面向需求”有机结合起来，突出卫生监督机构的性质和特点，有计划地对档案信息进行深加工，进行更高层次的开发，最大限度地发挥档案信息资源的效益，以促进档案管理的现代化、信息化进程，努力使档案管理工作向更高层次发展。

（收稿日期：2007-05-18）

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