浅析如何做好旅游档案的管理与利用

摘 要：旅游档案是在旅游事业活动中直接形成的具有价值而保存起来的不同形式、不同载体的历史记录。随着旅游事业的蓬勃发展，旅游档案作为一个独立门类，逐步显现出来。那么，管理好旅游档案，利用好旅游档案，对日新月异的旅游事业的发展将起到积极的推动作用。

关键词：旅游；档案；管理

我国是一个旅游资源十分丰富的国家，拥有壮丽的山川，秀丽的江、泉、瀑，雄伟的古代建筑艺术，奇特的动植物和数不胜数的名胜古迹，可谓自然景观与人文景观交映生辉。众多的世界自然与文化遗产更是闪烁着我国人民的智慧和勤劳的光芒。旅游资源的开发与保护，离不开旅游档案的管理。我国若要加快旅游大国的建设，加强旅游档案的管理已经成为旅游档案部门不可回避的新鲜而重要的课题。

1 旅游档案的管理

对旅游文件材料进行归档、整理、保管，是旅游事业发展的必然趋势和客观要求，也是旅游档案工作向纵深发展的前提条件。这一工作，对旅游系统各部门、各单位来说，应从各自的实际出发，对旅游档案进行有效的管理，为其开发利用和保护工作创造条件。

首先要强化旅游档案意识，树立旅游档案信息观念。旅游档案是一种旅游信息资源，旅游档案部门是一个旅游信息部门，旅游档案部门要开发旅游档案信息资源，满足社会各方面的需求，就必须根据自己的实际情况，建立相应的旅游档案管理机构。如在2014—2015年期间，在领导的高度重视下，三明市旅游局成立了专门的档案管理科室，印发了《关于加强视频、数码照片等电子档案资料收集整理工作的通知》，并严格按照档案管理的规范和要求，委派专人认真做好全市各类电子档案资料的收集整理工作。据初步统计，近两年来，全市共新增旅游专业策划文本3份，旅游宣传图片资料200余张，旅游广宣品设计稿18份，旅游宣传影音资料3份和专家学者讲座2份，涵盖了文档、图片、课件、视频、影音等各种档案搜集整理类别，极大的丰富和拓宽了我市旅游档案的内容和范围，为我市旅游产业发展提供有力支撑。同时，鼓励有条件的旅游单位、旅游企业等部门建立旅游档案信息资源开发中心和网络资源中心，并选派高素质的领导成员分管负责，切实加强对旅游档案信息资源开发利用的组织领导和责任落实工作。

其次要加强旅游档案管理，积极做好服务工作。由于旅游事业起步较晚，旅游档案的概念也处于孕育发展阶段，旅游档案管理方法也正在探索，旅游档案的基础建设与旅游事业发展的需求尚有需要互相磨合之处。如旅游档案的收集范围还有限，内容收集不齐全，整理不够规范，旅游档案保管还不够科学，档案提供利用的形式还比较陈旧、单调，旅游档案的结构还不合理等等。要改变此种现状，就必须使旅游档案的管理与日益发展的旅游事业相协调，从业务上切实完善各类旅游档案的搜集整理工作、运用当前多元化的现代科技手段丰富旅游档案信息资源搜集体系和充分挖掘和提炼旅游事业发展过程中一切可用资源来充实旅游档案服务体系，才能切实提高旅游档案管理工作的规范化、现代化、科学化和系统化，才能更好的发挥旅游档案服务大众的社会功能。

三是扎实做好现有旅游档案的基础化管理工程。由于旅游档案是一门新兴的档案门类，如果只满足于现有的基础档案文书及电子图片搜集整理，当然不能适应新常态下的旅游产业的发展格局，对此，作为旅游档案管理部门，应当细致钻研旅游档案发展的特点和新常态下旅游档案发展的趋势，着手编撰适应当前旅游产业发展需要的切实可行的实施方案，便于旅游档案的细致管理工作更高效快捷的操作和落实。近年来，我局正组织专人研究制定“十三五”旅游档案管理实施方案，并对现有的各类体现民俗、地质等的文化资料进行细分和管理，如着手做好三明郊野国家地质公园的相关材料的挖掘整理、对2000年我市创建优秀旅游城市的档案资料进行集中整合等业务工作，不但丰富了现存旅游档案的类别和形态，还研究挖掘出传统档案的发展优势，使旅游基础档案更好、更有效的为我市旅游产业发展服务，更加有力地推进我市旅游产业发展壮大。

四是加强对旅游档案专业人才的教育指导，切实提高档案队伍综合素质。由于旅游档案随旅游事业发展而形成的时间较晚，存在旅游档案专业人才缺乏，素质有待提高等因素，且旅游档案管理工作不同于一般的档案管理，旅游资源的开发、利用、保护等不是一朝一夕就能完成的工作，比如一个旅游景区景点从规划开发到成熟经营至少需要2-5年左右的时间，这其中的旅游信息的收集、整理、分析工作非常复杂和繁琐，没有专业、敬业的工作精神，不可能高效、准确的完成旅游档案的管理。同时旅游行业属于一个跨行业范围广泛的产业，众多不同行业之前的交集和汇总产生大量需要分析对比的旅游资料，属于一项高强度的管理工作。因此，想要提高我市旅游档案的管理质量和效率，关键在于提升旅游档案管理工作的人员的专业水平和工作责任心。近些年来，三明市旅游局组织旅游档案管理人员积极参加省、市档案馆举办的各类档案专业知识培训，通过系统的课程学习来提升自己的业务素质和专业水平；每年组织各县（市、区）旅游部门及相关业务科室参加国家、省市举办的导游人员档案系统操作流程、旅游质监投诉网上操作流程等，通过培训来充实完善自我的业务储备库，以便应对各类旅游信息的归纳和管理；同时，还可以通过安排旅游档案管理人员与其他同行之间进行交流分享，通过学习借鉴来提升我市旅游档案的综合管理水平。

2 旅游档案的收集方法

（一）要有超前意识，提前介入。旅游档案责任部门应加强与各相关业务科室的沟通联系，确定收集范围、明确归档时间、强化归档制度，并纳入年终考评制度，切实解决档案搜集不全、不完善、不明确等各类问题。

（二）主动作为，实时高效。在收集前，旅游档案具体经办人要主动了解各业务科室、各县（市、区）进行的日常旅游业务，主动作为，第一时间收集、掌握相关可用材料，以保证归档信息资源的完整齐全。

（三）全程跟踪，确保质量。旅游档案责任科室及经办人要及时知晓全年旅游重点工作开展的时间节点，提前与业务科室负责人做好沟通联系，确保旅游业务开展过程中的各类重要文件资料的齐全和完善，为旅游产业发展提供参考借鉴。

（四）完善制度，逐项审核。对照旅游档案搜集管理的规范和要求，对收集资料和相关資料进行定时自查，逐项审核，查看档案搜集材料是否完整齐全，如不齐全，应立即和相关业务科室对接，及时完善材料搜集工作，并按规范做好相关的交接手续。

3 几点建议

（一）旅游档案工作制度化。建议旅游部门在发生重大业务活动时，向市档案管理部门进行提前备案，以便档案管理部门对所形成档案资料进行专业化指导、监督和管理，确保旅游档案高质高效。

（二）设立专门收集人，建立收集工作网络。建议各级旅游部门明确一名分管领导作为旅游档案工作第一责任人，在各业务科室指定一名责任人作为业务资料的收集、整理直接责任人，对其进行专业指导和业务培训，便于其更好的与旅游档案专职人员进行沟通和对接，确保各项档案资料搜集全面完善。

（三）加强对各类电子载体档案资料的收集。根据不同档案载体和电子档案信息的特点，研究制定新形势下各类电子档案的收集整理归档方法，逐步形成规范化标准。

4 旅游档案的利用

开发旅游档案信息资源，利用旅游档案更好的为旅游事业的发展服务，是旅游档案管理的主要目的，，因此，我们应该统一思想，提高认识，具体从以下几个方面努力：

一要树立为旅游事业服务的思想，不断改善服务态度，在做好日常查借阅工作的同时，还可采取电话调卷、网上服务、开架阅览，实现旅游档案的开放性利用工作。

二要建立旅游档案的横向联系制度，合理开发旅游档案信息资源。随着经济体制改革的深入，横向经济联系的不断加强。旅游档案工作也正在走改革、开放、搞活的道路，加强旅游档案工作横向联系的途径主要指加强旅游经营部门之间、经营项目之间、地区之间的联系。由于旅游资源分布广、内容多、交错存在，开展横向联系，可以发挥部门、各经营单位、各地区、各旅游档案门类的档案优势，扩大旅游档案信息资源的服务范围，进一步繁荣旅游档案事业。在一个旅游经营部门或经营项目、一个经营系统内建立起旅游档案协作中心或旅游档案信息资源网络。加强各部门、各地区的协作，提高旅游档案管理水平，实行综合性的开发利用。

三要搞好旅游档案的利用工作，在编制全引目录、索引等传统检索工具的同时，还应根据当地旅游事业的需要适时编辑一些诸如旅游景点介绍、旅游环境简介、交通条件、气候状况等简介资料，逐步建立起旅游档案信息资源网络中心。

四要熟悉旅游档案内容，适时开展旅游档案编研工作。由于旅游档案的实用性强，利用率高，有关旅游档案管理机构要积极创造条件开展旅游档案的编研工作，带头推动旅游档案工作迈向新台阶。

5 结语

只有从多方面多措并举，规范旅游档案的收集管理，制定符合实情的旅游档案管理方案，并充分的开发和利用好旅游档案，才能对旅游业的发展提供强劲的动力。

参考文献

[1]李爱妹.加快信息化建设不断创新档案工作[J].上海造船，2012（01）

[2]赵建军.高校特色旅游管理人才培养模式新思维[J].旅游学刊，2013（21）.

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