基于高校档案文化视角下的实物档案管理与实践

摘 要 随着全国高校教育改革的发展和办学规模的不断扩大，各级档案馆（室）的档案信息除了要多样性，还要求快速、准确、及时提供服务。在高校的发展中，随着时间的推移，实物档案具有唯一性和不可再生性的特点，是高校档案文化和高校档案馆藏的重要组成部分，其发挥的作用越来越重要。

关键词 档案 实物 管理 利用

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2017-12-09

一、档案文化及实物档案概念

档案文化作为“文化”的一个种概念，它有广义和狭义之分。狭义的档案文化一般仅指作为人类物质文明和精神文明的记录与反映的档案信息及其载体，即档案实体文化。广义的档案文化，包括人类有效管理和利用这种实体档案、实体文化之外，还包括人类有效管理和利用这种实体文化成果而采取的活动方式及其创造出来的档案事业文化[1]23-25。高校档案文化既是高校文化的重要载体，也是高校文化的具体产物，它是历史积淀和时代发展的统一，是学校完成各项工作的真实记录[2]38-39。而高校档案作为高校发展的原始记录，真实地保留着高校发展的痕迹，其中凝聚了一代代高校人尤其是著名学者不断探索、求知求善求真的卓越品质与追求，其反映的崇尚真理、苦求科学的价值观念和思想光辉，随着时间的推移凝结在不同历史时期的实物档案、教学档案、文书档案中。高校档案文化包括物质文化、制度文化、行为文化和心理文化四个层面，其中物质文化是基础，制度文化是保障，行为文化是外观，心理文化是核心和灵魂，四个层面相辅相成，缺一不可[2]38-39。实物档案是指以物质实体为载体，能够反映单位历史真实面貌的特定物品，是高校档案的重要组成部分，具有形体直观、形状多样、有较高保存价值的特色[3]34。实物档案包括：本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；公务活动中获赠的纪念品；上级领导、知名人士的题词、字画等；本单位自形成以来使用过的牌扁、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品；其他有保存价值的实物。

二、高校实物档案的现状

进入21世纪以来，各高校实物档案的种类越来越丰富。由于实物档案具有大小不一、形状不同、载体多样等特点，保管方式也有所不同。一些重要的实物档案，比如学校各种重大竞赛的奖杯、学校获得的科研奖状及奖牌、奖章、一些重要的锦旗、岩石标本、贝类标本、鱼类标本等，除布展存放在学校博物馆、校史馆进行展览外，还有一些特定历史时期和学校各个阶段的重要奖杯、奖牌及标本存放在档案库房、实验室。一方面，由于实物档案存放地点分散，使实物档案在进行利用时，查找比较繁琐；另一方面，随着近年高校的不断发展，利用实物档案的频率越来越高，学校的每次重大活动都离不开利用实物档案。比如学校的教学评估、更名、校庆等。所以，加强高校实物档案工作的建设势在必行。实物档案作为一种特殊的、不可替代的档案载体，它是高校档案文化中的物质文化，是建立高校档案文化的基础。世界一流大学，几乎都有一流的博物馆。韩国甚至规定，没有博物馆不得申办综合性大学。实物档案对一所高校的重要性，它不仅代表了一所高校的文化内涵，更是高校发展的重要标志，是大学文化教育、传承与创新的重要载体。

我国多数高校创建于20世纪五六十年代，有些高校甚至有近百年历史，在当时的历史情况下，实物档案由于年代的久远，受当时保管条件、历史原因以及其他一些不确定性因素的影响，能保存下来的，显得更加珍贵。在我国2000多所高校中，有40所高校成立了博物馆，如北京大学赛克勒考古与艺术博物馆和地质博物馆、清华大学艺术博物馆、中国人民大学博物馆、四川大学博物馆等。其中，北京大学赛克勒考古与艺术博物馆作为国内高校中第一所考古专题博物馆，藏品涵盖了石器、铜器、甲骨、陶器、瓷器、书画、碑帖等几大类，馆内不乏国宝级文物。四川大学博物馆是中国西南地区建立最早的博物馆，也是中国历史最悠久的博物馆之一，至今已有九十多年的历史，现有文物五万三千余套、八万四千余件，包含石刻、书画、陶瓷、青铜器、古钱币、古印、刺绣、漆器、拓片等几十个门类，其中尤以书画、陶瓷、美术雕刻以及民族文物、民俗文物等方面的收藏最有特色，称誉国内文博界。这些珍贵实物档案丰富了高校档案文化，更是展现人类文明进步的足迹和光辉灿烂的历史。

三、实物档案管理与实践

在构建高校档案文化过程中，必须坚持全面、系统的观点，将组成高校档案文化即制度文化、物质文化、行为文化、心理文化四个要素看做一个有机体系，既要与时俱进，加强对高校档案馆（室）的现代化建设，使其既配备现代化的技术手段和设备，同时又要体现高校特色，让高校实物档案融入其中，使之具有历史的厚重感和文化的积淀感。

1.建章立制，制度文化是高校实物档案管理的保障。完善规章制度体系是一切事物走向科学化、正规化、系统化的唯一途径和保障。高校实物档案的建设也不例外，针对高校的实际情况，建立健全高校实物档案规章制度，是实现丰富高校档案文化的保证。从制定高校实物档案的收集范围制度、查（借）阅制度、利用制度及高校校史馆、标本室开放制度、高校展览馆管理制度等，让建章立制在高校实物档案管理中上升为制度文化，成为丰富高校档案文化的保障和途径之一。

2.高校实物档案中的物质文化成为高校档案文化的基础。物质是一切事物的基础，高校实物档案是高校档案文化的重要组成部分，对其进行有效的、科学的、规范的管理是必不可少的。（1）分类方法，根据学校的具体情况，把实物档案进行科学的分类。例如，科研奖状、证书、奖杯、奖牌、题词字画、印章、锦旗、牌扁、魚类标本、贝类标本、岩石标本等按拼音大写字母编写，KY、ZS、JB、JP、TC、YZ、JQ、PB、YL、BL、YS；再按年度2007—KY—1，2007是年度，1是顺序号，KY是科研奖状；2007—ZS—1，2007是年度，ZS是证书，1是顺序号；2007—JB—1，JB是奖杯；2007—YZ—1，YZ是印章，以此类推。（2）管理方法，利用Excel系统制表，采用链接的方法，制定一个简单又实用的小开发项目。利用Excel系统制表优点在于，可以进行随时修改、添加、链接，也便于为以后信息的导入提供条件，为建设数字档案馆打下基础。把所有的实物档案分门别类地归好类，制成表格形式。如表一所示：

在计算机的一个固定的硬盘区，开一个WORD文档，取名为科研奖状一览表、证书一览表、奖杯一览表、奖牌一览表、印章一览表、锦旗一览表、牌扁一览表等，把表内的内容打上去。如表二所示：

然后把扫描的图像、文字等链接到表二中，并与表中的细项相对应，即标题为《扇贝人工育苗和养殖》的奖状证书，在扫描过程中，要把扫描的文本、图像编好顺序号保存，以便以后修改方便。把表二链接到表一的奖状证书中，这样就完成了其中一项的链接工作。由于一些大型的实物档案体积大、形状立体，比如奖杯、奖牌、锦旗；上级领导、知名人士的题词、字画；使用过的牌扁等，可以通过拍照片，然后编号保存到计算机里，同样链接到相应的表中。（3）扫描规格，为适应今后高校档案的不断发展，首先计算机的内存要大，以应对不断扩大的档案信息量。扫描仪的选择根据实际情况确定，扫描时选用指定设置创建新目标，文本选分辨率为150dpi，照片选分辨率为300dpi；模式选彩色；扫描尺寸按扫描的尺寸实际大小设定。最好选用彩色打印机，这样如提供复印件，可以直接提供彩色复印件，并加盖档案馆的印章，同样具有法律效用。珍贵的奖杯，由于年代久远，宜碎宜破损，为延長其使用寿命，进行计算机管理，能最大限度地减少对其的磨损，使形成的档案信息资源，被快速浏览、下载、打印、复制[4]16。

3.实物档案管理的行为文化是高校档案文化的外观。有效利用，打造多方位的传播体系。档案的收集、整理、管理是一种相对静止的物态展示，要让其从静态转化为动态的流通与扩散，使实物档案产生自身价值，进而衍生出新的意蕴和内涵，使其随时代的变迁并保持相应的活力和张力。如定期开放展馆，并配合讲解，在丰富广大市民和学生文化生活与普及科普知识方面，实物档案在高校档案文化视角所发挥的作用是不言而喻的。在高校校史馆或展览馆中，实物档案起主导作用，引导学生了解学校的发展历程及学校的办学特色、专业特点等，让学生眼看耳听，亲身感受学校的历史沉淀，在拓宽学生专业知识的同时，也扩大了学校的知名度，使高校档案文化的广度和深度得到延伸和扩展。在表现形式上，无论是静态的展示还是动态的交融，必须依附于相应的平台，借助于一定的途径，打造多方位的传播体系。除了要充分发挥好传统档案利用过程中的借阅、展览、宣传栏等手段的功能外，还要树立信息化意识，积极利用网站、论坛、QQ、微信、科普纪录片等在线服务。将高校的实物档案以各种生动活泼的形态，多层次、全方位地呈现出来，并传播给社会公众，使高校实物档案管理过程中的行为文化得以提升，这既能提高高校实物档案的利用率，又能扩大其文化的传播力，使高校档案文化得以拓展与延伸。

4.高校实物档案管理的心理文化是高校档案文化核心和灵魂。主观意识的利用是高校实物档案的价值所在，是高校实物档案管理的心理文化，是实物档案管理的核心和灵魂。在利用的过程中，紧随时代发展，转变方式，提升实物档案的利用价值，加大力度进行计算机管理，可以大大减少对实物档案的磨损，延长实物档案的使用寿命。实物档案的保管期限是永久性，是学校发展的历史见证。高校的科研奖状、证书在教师职称评聘、学校的教学评估、大学更名、博士及硕士点申报等方面利用率非常高，是学校一代又一代学者集体智慧的结晶，是灵魂和核心。以大连海洋大学为例，从建校初期直至今日，通过外国友人、五湖四海的校友及学校一代又一代师生员工，收集、整理的门类齐全、种类完整的珍贵贝类标本、鱼类标本及岩石标本，这些实物档案充分展示了高校档案文化的内涵，并以展览的形式对内对外进行宣传，其文化价值远远超过单个标本的价值，其中蕴含着高校档案文化的灵魂。

高校档案文化是高校办学实践的历史积淀和大学精神的物质结晶，包括围绕高校所进行的管理和服务工作、档案馆（室）环境建设，以及围绕高校档案工作而形成的档案观念、档案意识[5]90-95。而高校实物档案正是反映高校大学精神的物质结晶，直观、真实、立体地体现了高校的办学历史，它是高校档案文化建设的拓展与延伸。

参考文献

[1]严旭萍.档案文化“成果观”和“规则观”[J].档案学通讯，2012（3）：23-25.

[2]马丽.对建设高校档案文化的思考[J].中国档案，2011（4）：38-39.

[3]陈海燕，左光明.实物档案管理存在的问题与对策[J].兰台世界，2008（3）：34.

[4]孙苏拉.让企业实物档案价值的释放[J].兰台世界，2010（4）：16.

[5]何春晖，张卓群.高校档案文化生态的内涵及其构造[J].中共浙江省委党校学报，2012（2）：90-95.

作者简介：朱晓红，大连海洋大学档案馆助理研究员，本科，研究方向：档案学基础理论、档案管理；纪庆晓，大连海洋大学校长办公室主任，硕士，研究方向为行政管理、档案管理。

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