工程档案管理对促进工程建筑质量的探讨

摘要：建筑工程档案工作是工程质量管理工作的重要组成部分，高度重视质量档案管理工作是工程建设项目创优的前提，是工程建设项目质量控制的保证。当前，工程质量档案管理工作还有许多需改进和优化的地方，值得进一步探讨。本文分析了工程档案管理对促进工程建筑质量的作用，并提出了促进工程建筑质量的档案管理措施。

关键词：工程档案;档案管理;建筑质量

前  言

工程建设档案是以工程项目为单位，在建设与管理中形成的文字材料、图纸、图表等，是工程建设项目的历史记录，客观反映了工程建设全过程，是城市建设、管理、维护的重要凭证和依据。工程建设档案的内容包括建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等，建设和施工单位必须树立依法建立工程建设档案的意识，认识到做好档案工作的重要性，保证档案的有效性和标准性，提高工程建设档案工作和工程建设的质量。

一、工作档案管理的基本内容及重要性

1.工作档案管理的基本内容

（1）综合文件资料类：工程图纸、变更文件、工程合同及招标投标文件、工作预算、工程组织设计等质量计划文件、开竣工报告、工程质量事故报告及处理记录、重大工程事故责任人登记报告、工程竣工结算及其审计报表等文件资料，还有与工程有关的照片、录音、视频等。

（2）工程施工及水，电，设备安装文件资料：施工定位测量、工程沉降位移观测记录、工程测量成果资料、单位工程资料综合评析表、各项工程质量验收证明书、原材料汇总及质量证明单和试验报告、各种设备预制构件明细表及合格证明和试验报告等。

（3）工程竣工验收文件：工程竣工质量验收、勘察单位工程质量检查、设计单位工程质量检查、施工单位工程质量竣工、检查单位工程质量评估等报告。

2.工作档案管理的重要性

（1）工程档案是建设工程质量的直接反应。工程档案是指建设工程的立项审批、可行性研究、项目评估、论证、勘测、设计、施工、调试、竣工验收以及扩建、改建等工作中形成的应当保存的各种文字、图纸、图表、数据、声像等不同形式和载体的记录。一旦建筑工程出现质量问题或重大事故，开展调查工作，首先要调阅工程项目的档案资料，一方面因为工程档案资料是工程建设各项活动的真实记录，具有原始性、真实性和唯一性，另一方面它是建设活动的直接产物，全面、综合地反映了工程建设的全过程，因此具有质量责任监督的特殊作用。

（2）工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节。建设工程档案是一个静态的概念，而建设工程档案管理则是一个动态的过程。目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为，而是工程项目管理的一部分。从工程质量控制的角度出发，工程档案管理占有关键的一席之地。

二、工程档案管理对促进工程建筑质量的作用

1.建设工程质量的直接反映

当前对于建筑质量的评价，正由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式。因此对建设工程质量的评价不再是以到工程现场看看就行了，而是以建设工程档案为基础，以指标的量化统计分析为手段，进行综合测评了。这实际上是说，建设工程档案直接反映了建设工程质量，我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。

建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义，那就是在工程建设过程中，有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的，也就是隐蔽工程，在工程竣工后看不到摸不着的，也难以检测得到，只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价，工程档案在此的作用就是无可替代了。

2.建设工程质量控制的关键环节

建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制，内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。此五方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内，工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。

3.促进建设工程质量的重要手段

工程档案管理在行政上体现一种强制性，这种强制性，既可以作为行政许可的前置条件，也可以作为工程项目竣工审查程序的一个部分，还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为，都可以通过加强工程档案管理为手段，却能取得提高工程质量的效果。

三、促进工程建筑质量的档案管理措施

1.建立档案管理机制

建立机制是开展工程建设档案管理的重要保证，主要牵涉到建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位和主管部门或专门档案馆等，各参与单位要依法按要求相互配合，共同为工程建设档案管理规范化承担义务，负起责任。建设单位是工程建设的组织者，工程建设文件材料必须由建设单位汇总、审核整理和保管、报送。施工单位是项目实体建造者，是工程施工中技术变更的实施者，了解施工过程，熟悉隐蔽和变动部位，掌握施工原始记录等第一手文件资料。因此，应负责收集工程建设施工、竣工验收文件材料（含编制竣工图），并及时移交给建设单位。勘察设计和监理单位在完成工作中形成了一定数量的基础性勘察设工程管理论文计、监理等文件资料，应负责收集并及时移交给建设单位。各主要参与单位应收集的文件材料各有侧重，建设单位集中统一管理，确保档案收集的准确性、完整性，以及整理、归档的规范化。

2.加强业务知识学习和培训

施工单位应高度重视和加强档案法规、工程档案基本知识的教育工作，要求工程施工技术资料人员学习档案业务，为确保竣工档案资料质量打下基础。每年一次对各项目资料员的工程建设管理、档案管理知识进行培训使他们掌握工程专业知识和档案方面的有关规定和要求，在日常工作中按高标准整理好基础资料，经考核合格后方能上岗。

3.认真做好基建工程档案的收集工作

文件材料收集要各个部门人员密切配合、通力合作，体现工程项目的管理水平。基建工程项目文件是一种特殊的、不可再生的信息资源，包括有工程依据、工程管理、工程设计、竣工验收等文件，数量多，内容繁杂，如工程竣工时才进行收集，可能出现积重难返。因此，要确保档案的完整、准确，就必须注重平时的收集，科学确定文件归档范围，保证档案的收集不繁杂、不遗漏。为此，档案人员要做到现场办公、收集，参加工程例会，了解工程的进展情况，作好详细记录，有针对性地开展收集工作;此外，档案人员还应积极参与设备开箱验收，对随机设备资料做到先归档，后利用。

4.加强竣工文件的管理与移交

档案的管理与移交应与工程建设同步，有利于工程技术档案材料全面收集齐全、反映内容的准确性和保管利用，有利于工程结束即进行全面归档。档案人员要经常与各参建单位联系并现场检查指导，严格控制归档文件的完整、准确、系统、规范及文件材料质量，协助指导完成竣工资料编制，并组织施工监理单位对竣工移交文件进行核查，无误后，方办理移交。

5.充分利用现代化手段

大力推行对缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在工程档案中运用，建立档案检索系统，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便档案利用。多角度、多层次开发档案信息资源，按照性质和类型，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号，提高使用效率。

参考文献：

[1]石改丽.工程档案管理对促进工程建筑质量的探讨[J].城市建设理论研究（电子版），2012（5）.

[2]姜国栋.工程档案管理的重要作用[J].赤子，2013（6）.

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