协同管理可以“染绿”工作

材料上的时间就不少,而且碰到领导出差,则整个审批事项就要暂停下来,一个事项走完全部的审批流程,往往会花一周、二周甚至更长的时间。像邢钢这样管理比较规范的企业,每年会新产生上百个制度文件,连带之前已经建立的制度文件和如此多的部门,如果没有更好的解决方案,邢钢的领导将会每天被需要审批的单据给淹没。而从管理信息化角度来看,这些组织管理中的审批、沟通等管理难题,单通过邢钢已上马的ERP、CRM、HR、内网、企业邮箱以及原有的OA系统等工具是无法及时有效解决的。

经过考察,协同软件可以有效解决当时的难题。邢钢在选择上马协同软件时没有贪大求全。先选择了行政办公、财务、HR、生产管理、供应链管理等企业急需也最能体现协同办公优势的点来着手,共设计了300余个模板和流程。经过半年多时间的积累、酝酿和发展,邢钢IT系统中的协同流程数量急剧增长。目前基本覆盖了组织管理、行政管理以及公文收发和业务管理的大部分领域,实现了管理的规范化。

据介绍,使用协同软件后,邢钢不仅提高了办公效率,还重新梳理了管理流程,明确了每个部门的管理职责,检验了原有管理方式、制度的合理性,并对现有流程进行了优化;弱化了部门间壁垒,提高了部门间协作能力与沟通效率。此外,邢钢也将各种办公、管理文档进行归档处理,实现了知识信息的沉淀和积累。

事实上,协同管理不仅仅对于企业,对于政府机构及其他社会组织也是一样的道理,作为对社会运转、政府运作、企业运转的和谐(协)工具,可以实现企业、政府机构和社会的持续增效、绿色环保、节约低碳型的运转模式。

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