探析我国航运企业内部控制制度

摘 要:本文从我国航运企业的实际情况出发,介绍了我国航运企业内控控制制度中存在的一些问题,并根据航运企业内部控制制度制定的原则、目标和步骤,以船舶投资业为例,阐述了航运企业的内部控制制度的制定过程。

关键词:内部控制 航运企业 制度

一、引言

我国航运企业的规模差异巨大,因此与公司规模相适应的公司组织结构和治理结构也就差异巨大,相应地,与经济业务相适应的内部控制也会有很大的差异。从整体来看,我国小型航运企业的内部控制比较薄弱,由于组织结构简单或实行家族式管理,因此他们大部分还没有意识到内部控制的重要性,或是虽已建立了一些内部控制制度,但是残缺不全,不成体系。我国大型航运企业己经充分意识到内部控制的重要性,并已经制定了一系列较完善的内部控制制度,但是,这些大型企业在制定内部控制制度时,把内部控制分成内部会计控制和内部管理控制两个部分,两个控制制度相互独立,没有相互配合,因此,内部控制的效果并不理想。因此,如何根据我国航运企业的实际情况制定相适应的内部控制制度是一项很重要的任务。

二、我国航运企业内部控制制度存在的问题

我国航运企业经历了几十年的发展,己经积累了一定的内部管理经验,到目前为止,大型航运企业一般都制定了一套内部控制制度,使企业的经济业务有章可循。但是仍存在几个重大问题:

第一,不少企业的内部会计控制制度是从《会计法》、《企业会计制度》中直接摘抄过来的,虽然具有一定的通用性,但是和航运企业的具体业务结合的不强,没有一定的针对性,实际效果较差。

第二,内部控制制度一经建立就长期固定不变,不能随着经济业务的变动而改进,随着时间的推移,内部控制制度与实际的偏差越来越大;

第三,管理控制和会计控制没有很好的融合。

从根本上来说,存在这些问题主要是受内部会计控制基本规范的限制,没有把管理控制和会计控制结合起来,同时没有结合我国航运企业业务复杂,流程较多的特点。考虑到我国航运企业的特点,根据航运企业内部控制制度制定的原则、目标和步骤,应该实行业务流程重组、按照业务流程来制定我国航运企业的内部控制制度。

三、我国航运企业内部控制制度的制定的目标与原则

1.航运企业内部控制制度应达到的目标:

(1)明确各部门与各方面人员的责任与地位,确保所有的业务活动都遵从单位规定的程序并经过适当的授权,提高企业生产经营活动效率和效益。

(2)保证对资产的接触、处理均按照授权要求进行,维护企业资产的安全完整。

(3)规范会计行为,保证会计资料真实、完整。

(4)确保国家有关法规和单位内部规章制度的贯彻执行。

2.航运企业内部控制制度应遵循的基本原则:

(1)全面性原则。内部控制应当贯穿决策、执行和监督全过程,覆盖企业及所属单位的各种业务和事项。

(2)重要性原则。内部控制应当在全面控制的基础上,关注重要业务和高风险领域。

(3)制衡性原则。内部控制应当在治理机构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督,同时兼顾运营效率。

(4)适应性原则。内部控制应当与企业经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应,并随着情况的变化及时加以调整。

(5)成本效益原则。内部控制应当权衡实施成本与预期效益,以适当的成本实现有效控制。

四、我国航运企业的内部控制制度的制定

根据我国航运企业的内部控制现状以及制定目标和原则,制定内部控制的步骤,主要是确定控制目标,分析整个控制流程,确定流程的控制制度,最终以文字或流程图的形式加以体现。下文就以船舶投资业务为例简单介绍我国航运企业内部控制制度制定的过程。

1.制定控制目标

船舶投资不论对于大型航运公司还是小型航运公司来说都是一项重要的经营活动,投资决策的成功与否直接影响到公司长期的经营活动,甚至决定着公司经营的成败。因此应针对船舶投资活动制定相应的内部控制制度,以降低投资风险。船舶投资活动一般可以分为船舶投资决策、船舶建造和船舶经营管理三个阶段。船舶经营管理阶段主要是一种价值管理活动,因此主要控制目标是保证船舶的有效使用和维护,保证船舶价值在账面上、报表上正确、合理的反映,合理地揭示投资收益。

2.分析主要控制流程

船舶投资业务从投资项目提出到船舶投入营运、投资回收一般包括以下几个环节:

(1)进行市场分析,提出项目建议书;

(2)营运公司编制初步可行性分析报告;

(3)营运公司进行可行性研究;

(4)提交营运、集团公司董事会审批;

(5)营运公司组织图纸设计和概预算;

(6)营运公司组织船舶建造的招投标以及合同;

(7)营运公司组织船舶建造和监造;

(8)营运公司组织船舶验收和决算;

(9)转入固定资产管理;

(10)船舶投资分析评估。

3.整个流程中内部控制制度的制定

按照内部控制是一种业务控制的思想来建立我国航运企业的内部控制制度,根据业务控制流程设计,谈谈我国船舶投资业务内部控制制度的制定。

(1)市场分析阶段。负责市场信息搜集的人员对所搜集的信息必须注明出处,确保所用来决策的数据、信息真实可靠;市场分析人员进行市场预测所采用的数学模型和方法必须说明选用的理由以及所采用方法的优点和不足之处,同时必须经过部门经理的认可;应当组织会计、机务、海务等部门的相关人员对项目进行技术经济论证,严禁盲目决策;参与论证的各部门人员应分别出具书面意见;项目建议书应有经办人员的签字。

(2)营运公司编制初步可行性分析报告阶段。项目初步可行性研究人员与投资计划编制人员职位分离;投资计划编制人员不能同时掌握该计划的审批权限;会计机构和会计人员应当直接参与项目预可行性研究,投资估算编制及经济效益评估必须得到会计部门的认可;

(3)营运公司进行项目可行性研究阶段。航运市场的市场调查和未来几年的市场预测的数据必须注明出处;财务部门应负责投资计划的编制、融资方案和支付方式的编制、投资的经济效益预测论证,分析各种投资、融资方案的可行性,并给出选定最终方案的理由,并且要求财务部门负责人签字;可行性分析报告应有总经理和财务总监的签字。

(4)营运、集团公司董事会审批阶段。董事会对船舶投资项目可行性研究报告进行评估,并出具评估报告,应经2/3以上的董事表决通过,并且必须有董事长的签字,此可行性研究报告方可生效。

(5)营运公司组织图纸设计和概预算。公司应建立船舶设计单位的选择程序和选择标准,择优选择具有相应资质的船舶设计单位,并签订设计合同、海务等部门专业人员对设计方案进行分阶段审核,以确保最终方案的适用性、经济性、合理性和设计文件的完整性;投资管理部应编制船舶投资项目的概预算;公司应组织会计机构或会计人员对所编制的设计概算进行演算和复核,审查编制依据的合法性、时效性及适用范围,以及概算项目是否完整。

(6)营运公司组织船舶建造的招投标以及合同管理。公司应采用招标的方式选择船舶建造单位,自行或委托相关机构编制招标文件,明确招标项目的技术要求、公司应自行或委托具有资质的中介机构编制标底,公司的财务会计人员应协助审核标底的计价内容、计价依据的准确性和合理性,以及标底价格是否在批准的投资限额内;公司应组织评标委员会,按照招标文件确定的标准和方法,对招标文件进行评审,择优选择中标人。

(7)营运公司组织船舶建造和监造。公司应当指定船舶建造的负责人及组织机构,或委托具有相应资质的监理单位,对项目施工全过程的质量、投资、进度和安全进行管理控制;公司派往船厂的监造人员必须与造船厂无经济利益关系,监造人员定期应向公司报告船舶建造进度和造船厂履行合同情况;公司财务部门按投资计划按时组织融资活动和按照造船合同按时支付造船款项;投资管理部应定期向公司和集团公司报告造船进度。

(8)营运公司组织船舶验收和决算。公司应当会同监理单位、设计单位对船厂报送的竣工材料的真实性、完整性进行审查,并根据设计与合同的要求组织竣工预验收;公司必须聘请法定船舶检验机构的验船师对建造完工的船舶进行验收,并填制竣工验收单。财务部门在船舶验收后,应及时编制竣工决算,并及时分析该概算、预算执行情况及差异产生的原因。

(9)转入固定资产管理阶段。在船舶转入公司固定资产后,企业应授权航运市场部负责船舶的营运、调度等生产活动,机务部门负责管理船舶的日常维修及保养,海务部门负责船舶安全管理、证书管理、提供航行技术指导等,各部门共同负责船舶安全生产营运,同时各部门的负责人分别对自己所管部分负责。航运市场部、机务部、海务部、财务部等应建立各自的固定资产登记账册,对船舶的船龄、吨位、航速、价值、使用情况、维护和保养记录等情况进行日常的管理及控制。财务部门的账面记录应定期与航运市场部、机务部、海务部等部门的有关记录核对一致。

(10)船舶投资评估分析阶段。财务部门每季度定期分析船舶的营运收入、经营成本、经营利润,计算投资收益情况。投资管理部或企划市场部根据财务部门提供的财务数据,与投资前的预测数据进行比较,找出差距,并分析原因。投资管理部定期写出船舶营运收益分析报告,指出船舶投资收益变动的原因以及与预测数据不一致的原因。

五、结语

内部控制是一个动态的过程,因为内部控制具有时效性,今天有效的内部控制明天不一定有效,所以内部控制也是一个精益求精的过程,因此,企业要定期检查与评估内部控制制度是否有效,以发现制度中的缺陷,采取措施加以补救,以便更好地发展。

参考文献:

1.财政部财会【2001】41号:内部会计控制规范一基本规范(试行).

2.黄瑞.我国航运企业内部控制制度的研究,硕士学位论文,上海海事大学,2005.

3.吴水澎,陈汉文,邵贤弟;企业内部控制理论的发展与启示[J];会计研究;2000年05期.

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